يختص قسم القبول والتسجيل بإتمام إجراءات القبول وفق الخطوات التالية:
أولا:
- يتم الإعلان عن فتح باب القبول للدراسة بالمعهد في التخصصات المختلفة عبر وسائل الاعلام او صفحة المعهد او بصفحة التواصل الاجتماعي ( الفيس بوك) وعن طريق الإعلانات بالصحف والمجلات ووسائل الإعلام المتخصصة قبل موعد التسجيل بوقت كاف ، على أن تبين تلك الإعلانات الشروط العلمية والشهادات المطلوبة للالتحاق المعهد .
- يصمم طلب الالتحاق بحيث يشمل المعلومات الأساسية والتي من خلالها تستطيع الإدارة تقييم الطلب مبدئيا وذلك مثل:
• الاسم الرباعي للمقدم.
• الجنسية.
• تاريخ الميلاد.
• رقم الهاتف والبريد الالكتروني.
• عنوان الإقامة الدائم والحالي.
• نوع الشهادة والجهة التي أصدرتها.
• المعدل الذي تحصل عليه .
• المعهد والتخصص الراغب للالتحاق به . - يقوم الطالب بتعبئة طلب الالتحاق على الشبكة الالكترونية مباشرة (on line ) أو يسلم طلب الالتحاق لقسم القبول في مقر المعهد .
- يختار الطالب القسم والتخصص حسب مؤهله العلمي.
- صورة من شهادة وكشف درجات الثانوية العامة أو التخصصية الأصلية مصدقة ومعتمدة من وزارة التعليم.
• شهادة الاعتماد من وزارة التعليم أو من إدارة الجودة في حالة صدور الشهادة الثانوية من خارج ليبيا.
• شهادة ميلاد مفصلة للطالب
• شهادة الرقم الوطني.
• 8 صور شخصية
ثانياً:
- تفرغ الطلبات الالتحاق التي تم استلامها أول بأول في جداول خاصة مربوطة بمنظومة القبول الإلكترونية.
- تعرض هذه الجداول أسبوعيا على لجنة القبول المبدئي ( رئيس قسم القبول ومندوب القسم المختص) للتأكد من استيفاء الطالب للشروط الأساسية للنظر في طلب قبوله.
- في حالة استيفاء الطالب لمتطلبات القبول في التخصص المتقدم له، يرسل له إشعار قبول مبدئي عن طريق بريده الالكتروني ويحظر بضرورة الحضور لمقر المعهد وتسليم الأوراق الثبوتية والشهادات الأصلية لقسم القبول المعهد ، مع عدد (4) صور شخصية للطالب مقاس (6×3).
- يقوم مسؤول القبول بتعبئة النموذج الخاص بالوثائق والشهادات التي تم استلامها ، وذكر أي نواقص بحيث يطلب من الطالب كتابة تعهد بإحضارها.
- يفتح ملفا للطالب ويعطي له رقما دراسيا للتعريف به طول فترة دراسته المعهد .
- تصدر للطالب رسالة قبول مختومة وموقعة من المسجل العام.
- ترسل قائمة بالطلبة الذين تم قبولهم رسميا إلى المعهد والقسم المختص.
- يقوم القسم المختص بتكليف احد أعضاء الهيئة التدريسية في التخصص ليكون مرشداً للطالب ليرشده ويتابعه خلال دراسته المعهد .
إجراءات التسجيل في المقررات الدراسية
بداية كل فصل دراسي
يعلن المعهد في موقعه الإلكتروني وفي صفحة التواصل الاجتماعي وفي لوحة الإعلانات بمقر المعهد ، عن مواعيد التسجيل في المقررات الدراسية لكل فصل دراسي حسب التقويم السنوي.
تبدأ إجراءات التسجيل قبل بدء الدراسة بأسبوع وفق الخطوات التالية:
- توزع إدارة الدراسة والامتحانات على كل طالب استمارة المواد والجدول الزمني ومكان المحاضرات.
- يقوم الطالب بدفع الرسوم الدراسية لهذا الفصل والتي تحدد قيمتها لائحة الرسوم الدراسية المعتمدة خلال تلك الفترة ويستلم إيصالا ماليا بالإضافة إلى استمارة استكمال دفع الرسوم لهذا الفصل الدراسي.
- يقدم الطالب استمارة استكمال دفع الرسوم ضمن الوثائق المطلوبة عند إتمام تسجيل المقررات الدراسية…
- يتم إدراج المواد لكل فصل دراسي على حسب الهيكلية العلمية الخاصة بالمعهد المعتمدة من وزارة التعليم العالي الخاص .
- بعد إن يسلم استمارة التسجيل لرئيس قسم الدراسة والامتحانات لاعتمادها ، يحتفظ الطالب بنسخة منها وتسلم نسخة للمرشد الأكاديمي وتحفظ النسخة الأصلية في ملفه لإدخالها في منظومة التسجيل.
- يقوم المسؤول في قسم الدراسة والامتحانات بحصر الطلبة المسجلين في جميع الفصول وإدراجهم في جدول خاص بكل مقرر.وترسل نسخة إلى القسم العلمي الذي بدوره يحتفظ بنسخة للمتابعة ويسلم نسخة أخرى لأستاذ المقرر.